Năng lực đặt hàng và kiểm soát BIM

Một nghịch lý đang xuất hiện trong quá trình áp dụng BIM: Nhiều chủ đầu tư đã mua phần mềm, xây dựng môi trường dữ liệu chung, tổ chức đào tạo và yêu cầu tư vấn, nhà thầu dựng mô hình, nhưng kết quả vẫn mang nặng tính hình thức. Mô hình có thể đẹp, báo cáo có thể nhiều, số lượng va chạm được phát hiện có thể lên đến hàng nghìn, nhưng thông tin tạo ra lại ít được sử dụng để thẩm định, kiểm soát thiết kế, nghiệm thu, thanh toán, vận hành tài sản hoặc hỗ trợ quyết định. Vấn đề vì thế không chỉ nằm ở năng lực của người dựng mô hình mà còn nằm ở năng lực của người đặt hàng.

Có thể khái quát bằng một công thức: Chất lượng BIM = Chất lượng yêu cầu thông tin x Năng lực kiểm soát của bên đặt hàng.  

Đây là quan hệ có tính nhân chứ không phải cộng. Nếu yêu cầu không rõ, nhà thầu giỏi đến đâu cũng khó tạo ra đúng dữ liệu cần thiết. Ngược lại, nếu yêu cầu đã được viết tốt nhưng chủ đầu tư không có khả năng kiểm tra và từ chối sản phẩm không đạt, các yêu cầu ấy cũng dễ trở thành hình thức. Vì vậy, muốn nâng cao chất lượng BIM, không thể chỉ tiếp tục đào tạo BIM Modeler, BIM Coordinator hay BIM Manager phía nhà thầu; cần xây dựng năng lực BIM cho cán bộ chủ đầu tư, ban quản lý dự án và cơ quan thẩm định.

Theo ISO 19650, chuỗi trách nhiệm quản lý thông tin được tổ chức bên Appointing party (bên giao nhiệm vụ) đến Lead appointed party (bên được giao nhiệm vụ chính), rồi đến các Appointed party trực tiếp thực hiện công việc. Trong một dự án cụ thể, chủ đầu tư thường giữ vai trò bên giao nhiệm vụ; tư vấn chính, tổng thầu hoặc đơn vị đứng đầu nhóm thực hiện có thể là bên được giao nhiệm vụ chính; các tư vấn bộ môn, nhà thầu và nhà cung cấp là những bên được giao nhiệm vụ tiếp theo. 

Cấu trúc này cho thấy chủ đầu tư không nhất thiết trực tiếp tạo mô hình, nhưng phải xác định được mình cần thông tin gì, giao cho ai, vào thời điểm nào và căn cứ nào để chấp nhận. Nhầm lẫn phổ biến hiện nay là cho rằng cán bộ quản lý muốn kiểm soát BIM thì phải học Revit hoặc rành chuyện dựng mô hình. Thực ra, cán bộ quản lý không cần làm thay công việc của người thiết kế hay người tạo lập mô hình. Trong phương thức truyền thống, cán bộ quản lý không nhất thiết trực tiếp vẽ bản vẽ nhưng vẫn phải đọc được bản vẽ, nhận biết mâu thuẫn và đặt câu hỏi đúng. Với BIM cũng vậy: không nhất thiết dựng mô hình nhưng phải mở, đọc, truy vấn, kiểm tra và đánh giá được khả năng sử dụng của dữ liệu.

Năng lực này có thể chia thành ba tầng. Tầng thứ nhất là thao tác: Mở mô hình, xem thuộc tính, lọc đối tượng, kiểm tra CDE và theo dõi vấn đề. Đây là tầng tương đối dễ đào tạo. Tầng thứ hai là đọc hiểu: Đọc BEP, kế hoạch giao nộp thông tin, báo cáo kiểm tra IFC, IDS, BCF và báo cáo clash. Tầng này đòi hỏi người học hiểu cả quy trình quản lý thông tin và cấu trúc dữ liệu. Tầng thứ ba là phán đoán: Xác định mục tiêu BIM, viết yêu cầu thông tin, lựa chọn mức thông tin cần thiết, đánh giá rủi ro và quyết định nghiệm thu. Đây mới là năng lực cốt lõi của bên đặt hàng, khó thay thế và không thể giao khoán hoàn toàn cho tư vấn. Sai lầm phổ biến của nhiều chương trình đào tạo là tập trung vào tầng thao tác, trong khi bỏ trống tầng phán đoán.

Ở tầng thao tác, trước hết cán bộ quản lý phải biết mở mô hình IFC bằng công cụ độc lập với phần mềm đã tạo ra nó. Việc này giúp kiểm tra khả năng trao đổi và tránh phụ thuộc hoàn toàn vào báo cáo của nhà thầu. Người quản lý cần biết điều hướng mô hình, đo đạc, cắt lớp, ẩn hoặc cô lập đối tượng; biết mở đồng thời các mô hình kiến trúc, kết cấu, cơ điện để kiểm tra vị trí ghép nối. Tuy nhiên, mở được tệp mới chỉ là điều kiện ban đầu. Một tệp IFC hiển thị được hình học nhưng mất thuộc tính, quan hệ hoặc hệ thống phân loại vẫn có thể là một sản phẩm trao đổi không đạt yêu cầu... 

Điều quan trọng không phải ghi nhớ toàn bộ cấu trúc IFC, mà là biết đặt những câu hỏi cơ bản: đây là đối tượng gì, thuộc hệ thống nào, nằm ở không gian nào, có những đặc tính nào, thông tin do ai tạo ra và có thể truy ngược đến tài liệu nào?...Đối với CDE, người quản lý phải phân biệt được các trạng thái WIP, Shared, Published và Archived; kiểm tra mã phiên bản, revision, quyền truy cập và lịch sử phê duyệt. Một thư mục chia sẻ trực tuyến không tự động trở thành CDE. 

Nếu hệ thống không quản lý trạng thái thông tin, không kiểm soát quyền, không lưu vết thay đổi và không chứng minh được ai đã phê duyệt phiên bản nào thì về bản chất nó vẫn chỉ là ổ đĩa dùng chung...Với BCF, cán bộ quản lý phải hiểu vòng đời của một vấn đề từ lúc được tạo, giao trách nhiệm, phản hồi, xử lý, kiểm tra đến khi đóng hoặc mở lại. Giá trị của BCF không nằm ở số lượng vấn đề được ghi nhận mà ở khả năng biến vấn đề thành trách nhiệm có người xử lý và thời hạn hoàn thành. Các chỉ số có ý nghĩa gồm số vấn đề tồn đọng, tuổi trung bình của vấn đề, tỷ lệ đóng đúng hạn và tỷ lệ phải mở lại. Một vấn đề được chuyển sang trạng thái “đã đóng” trên hệ thống nhưng chưa được sửa trong mô hình hoặc ngoài hiện trường thì chưa thể coi là đã giải quyết.

Ở tầng đọc hiểu, tài liệu đầu tiên cần kiểm tra là BEP. Cán bộ quản lý phải xác định BEP có thực sự trả lời EIR hay chỉ mô tả năng lực chung; có xác định mục tiêu, BIM Use, ma trận trách nhiệm, chiến lược phân chia mô hình, quy trình phối hợp, kiểm tra và phê duyệt hay không; có TIDP, MIDP và các mốc giao nộp cụ thể hay không. Nguồn lực, phần mềm và nhân sự được nêu trong BEP cũng phải được kiểm chứng.

Những dấu hiệu như còn tên dự án khác, tiến độ vô lý, nêu phần mềm không sử dụng hoặc có chức danh nhưng không có người đảm nhiệm thường cho thấy BEP được sao chép từ mẫu và chưa trở thành kế hoạch thực hiện thật sự. Cán bộ quản lý tiếp theo phải biết đọc báo cáo kiểm tra IFC và IDS... 

Người đọc phải hiểu ý nghĩa của pass, fail, warning và trường hợp không áp dụng; đồng thời phân biệt lỗi cú pháp, lỗi hình học, lỗi thuộc tính, lỗi quan hệ, lỗi phân loại và lỗi phát sinh trong quá trình xuất–nhập. Một mô hình hợp lệ về cú pháp chưa chắc đã đúng yêu cầu sử dụng; ngược lại, một thuộc tính bị thiếu có thể nghiêm trọng hơn nhiều so với một khiếm khuyết nhỏ về hình học nếu thuộc tính đó cần cho vận hành hoặc nghiệm thu. Báo cáo clash cũng cần được đọc với tư duy quản trị. Không nên đánh giá chất lượng BIM bằng tổng số va chạm. Một quy tắc kiểm tra đặt ngưỡng không hợp lý có thể tạo ra hàng nghìn clash trùng lặp và vô nghĩa.

Điều cần xem là mức độ nghiêm trọng, tác động đến thiết kế và thi công, trách nhiệm xử lý, tỷ lệ đóng, thời gian xử lý và khả năng vấn đề tái xuất hiện. Mục tiêu không phải làm cho số clash trên báo cáo bằng không bằng mọi giá, mà là nhận diện, phân loại và xử lý đúng những xung đột có ảnh hưởng thực sự.

Tầng phán đoán bắt đầu từ việc xác định mục tiêu BIM. Chủ đầu tư không nên bắt đầu bằng câu hỏi dự án có dùng 3D, 4D, 5D, AI hay Digital Twin hay không. Câu hỏi đúng phải là: dự án cần hỗ trợ quyết định nào, ai ra quyết định, vào thời điểm nào, cần thông tin gì và dữ liệu phải đạt độ tin cậy nào? Từ quyết định cần hỗ trợ mới lựa chọn BIM Use, phương pháp, công cụ và sản phẩm phù hợp. 

Trên cơ sở đó, bên đặt hàng phải xây dựng chuỗi yêu cầu OIR, AIR, PIR và EIR; sử dụng LOIN để mô tả rõ thông tin hình học, thông tin chữ–số và tài liệu liên kết cần thiết, thay vì chỉ ghi một mức LOD chung chung. Mỗi yêu cầu phải trả lời được đối tượng nào cần thông tin, thuộc tính nào bắt buộc, ai chịu trách nhiệm, giao ở mốc nào, định dạng gì và kiểm tra theo quy tắc nào. Yêu cầu tốt không phải yêu cầu thật nhiều dữ liệu, mà là yêu cầu vừa đủ cho mục đích sử dụng. Đặt hàng thừa dữ liệu làm tăng chi phí và gánh nặng cập nhật; đặt hàng thiếu dữ liệu làm mô hình mất giá trị khi cần sử dụng.

Khả năng sử dụng của dữ liệu có thể đánh giá qua bốn tiêu chí: truy vấn được, liên kết được, chuyển giao được và bền theo thời gian. Dữ liệu phải cho phép người dùng tìm và lọc thông tin; kết nối đối tượng với không gian, hệ thống, chi phí và tài liệu; chuyển sang phần mềm hoặc đơn vị khác; đồng thời vẫn có thể hiểu và sử dụng sau khi thay đổi nhân sự, công nghệ hoặc giai đoạn dự án. Điều kiện tiên quyết là dữ liệu phải đúng, đủ, nhất quán và có nguồn gốc kiểm chứng.

Nghiệm thu BIM vì vậy không thể chỉ là xác nhận đã nhận đủ số lượng tệp. Căn cứ nghiệm thu phải được thiết lập từ EIR, BEP được chấp thuận, hợp đồng, IDS và ma trận giao nộp. Việc kiểm tra cần kết hợp giữa máy và chuyên gia, được thực hiện theo từng cổng thông tin thay vì chờ đến cuối dự án. Các lỗi, ngoại lệ và quyết định chấp nhận rủi ro phải được lưu lại. 

Phiên bản được nghiệm thu phải được đóng băng và lưu trữ trên CDE. Nếu sản phẩm không đạt thì phải có cơ chế yêu cầu sửa, giao lại, tạm dừng thanh toán hoặc từ chối nghiệm thu theo điều khoản hợp đồng. Ba năng lực thường bị bỏ sót nhất là hợp đồng, chi phí và người sử dụng cuối. 

Trước hết, yêu cầu BIM phải được đưa vào hồ sơ mời thầu và phụ lục hợp đồng. Nếu không có quy định về mục tiêu, sản phẩm, mốc giao, định dạng, tiêu chuẩn, tiêu chí kiểm tra, trách nhiệm và xử lý khi không đạt, chủ đầu tư sẽ thiếu căn cứ để từ chối.

Thứ hai, đặt hàng BIM phải gắn với bố trí chi phí. Thông tư 38/2026/TT-BXD đã tạo căn cứ xác định chi phí BIM bằng dự toán và quy định một số mức trần tương ứng. Tuy nhiên, mức trần không phải khoản tiền được tự động hưởng; chi phí phải được xác định theo phạm vi, BIM Use, sản phẩm và khối lượng công việc thực tế. 

Thứ ba, phải xác định ngay từ đầu ai là người nhận cuối của thông tin. Nếu AIM được bàn giao nhưng đơn vị vận hành không biết dùng, không có hệ thống tiếp nhận hoặc không có trách nhiệm cập nhật thì dòng thông tin sẽ đứt ngay khi công trình hoàn thành...

Từ ngày 1 tháng 7 năm 2026, Luật Xây dựng số 135/2025/QH15 và Nghị định 217/2026/NĐ-CP đã tạo ra một bối cảnh mới. BIM được yêu cầu đối với công trình xây dựng mới từ cấp II trở lên ngay từ giai đoạn lập báo cáo nghiên cứu khả thi hoặc báo cáo kinh tế–kỹ thuật, trừ một số trường hợp được xem xét theo quy định.

Chủ đầu tư có trách nhiệm bảo đảm tính đầy đủ, chính xác và thống nhất của dữ liệu; cập nhật mô hình hoàn công và bàn giao dữ liệu phục vụ quản lý, vận hành, bảo trì. Cơ quan chuyên môn về xây dựng có thể sử dụng BIM trong thẩm định và kiểm tra nghiệm thu. Khi nghĩa vụ pháp lý đã mở rộng, khoảng trống lớn nhất không còn là có bắt buộc BIM hay không, mà là ai đủ năng lực đặt hàng, kiểm soát và chịu trách nhiệm về dữ liệu.

Việt Nam vì thế cần sớm xây dựng khung năng lực BIM riêng cho chủ đầu tư, ban quản lý dự án và cơ quan thẩm định; ban hành các mẫu EIR, AIR, BEP, phụ lục hợp đồng và quy trình nghiệm thu; xây dựng thư viện IDS và quy tắc kiểm tra dùng chung; đồng thời đưa năng lực đặt hàng thông tin vào chương trình bồi dưỡng quản lý dự án. 

Việc đánh giá không nên dựa vào số lượng phần mềm hoặc chứng chỉ mà phải dựa vào khả năng xác định yêu cầu, kiểm chứng dữ liệu, xử lý vấn đề, nghiệm thu và chuyển giao thông tin để sử dụng tiếp. 

Người đặt hàng BIM không cần trở thành người dựng mô hình giỏi nhất. Nhưng họ phải biết cần thông tin gì, để hỗ trợ quyết định nào, ai phải tạo ra, chi phí được bố trí ở đâu, kiểm tra theo tiêu chí nào, không đạt thì xử lý ra sao và ai tiếp tục sử dụng sau bàn giao. 

Nếu nhà thầu biết làm BIM nhưng chủ đầu tư không biết đặt hàng và kiểm soát, dự án có thể tạo ra mô hình nhưng chưa chắc tạo ra giá trị. Muốn BIM đi vào thực chất, năng lực phải bắt đầu từ phía người có quyền yêu cầu, thanh toán và nghiệm thu.